ユーザーアカウントごとに閲覧・操作可能範囲を制限する（役割・権限、採用グループ） – HRMOS 採用

最終更新：2024/05/17

ユーザーアカウントの仕組み

各ユーザーアカウントに対して「役割・権限」と「採用グループ」を設定し、閲覧範囲や操作範囲を制限できるようになっています。

役割・権限の定義

HRMOS採用では、「管理者」「採用担当者」「採用コーディネーター」「面接官」の４つの役割・権限があります。
該当のユーザーアカウントが行っても良いもしくは行いたい業務に合わせて役割・権限を付与してください。
なお、「採用担当者」と「採用コーディネーター」はほとんど似ていますが、「採用コーディネーター」は一部の閲覧・操作範囲の制限が強くなっています。
「採用担当者」と「採用コーディネーター」の違いについては「「採用担当者」と「採用コーディネーター」の違い」を参考にしてください。

また、「採用担当者」、「採用コーディネーター」、「面接官」は、添付ファイルのダウンロード制限や一部情報の閲覧・変更制限をかけることができます。
カスタマイズした役割・権限を各ユーザーアカウントへ付与することにより、ユーザーアカウントごとにダウンロード・閲覧・変更の制限の内容を変えることができます。
詳しくは下記記事を確認してください。

・採用担当者の役割・権限をカスタマイズして閲覧制限をかける
・採用コーディネーターの役割・権限をカスタマイズして閲覧制限やダウンロード制限をかける
・面接官の役割・権限をカスタマイズして閲覧制限やダウンロード制限をかける

役割・権限を跨って操作を行うユーザーアカウントに対しては、複数の役割・権限を付与することができます。
ただし、併せ持った場合は「操作・閲覧範囲が広い」方が優先となるため、注意が必要です。

＜表１＞

役割・権限	説明	主に行えること
管理者	HRMOS採用を利用するにあたってのシステム上の設定ができる	・ユーザーアカウントの発行、編集・サービス連携の設定（SSO、Slack等）・応募者自動取り込みの設定（求人媒体との連携）
採用担当者	採用業務全般を行うことができる	・求人の作成、編集・選考フローの作成、編集・応募者情報の確認、編集・選考/面談の設定・変更・取り消し・判定結果の入力・選考ステップの免除・応募者/エージェントとのメール送受信・代理評価・各種レポートの閲覧、ダウンロード
採用コーディネーター	採用業務の一部を行うことができる（採用担当者より制限が強い）	・求人の作成、編集・選考フローの作成、編集・一部の情報を除く応募者情報の確認、編集・選考/面談の設定・変更・取り消し・判定結果の入力・選考ステップの免除・応募者/エージェントとのメール送受信・各種レポートの閲覧
面接官	自身が担当者として設定された応募者の情報閲覧や評価、コメント入力を行うことができる	・自身が担当者として設定された応募者のみの情報の閲覧・評価やコメントの入力

「採用担当者」と「採用コーディネーター」の違い

「採用担当者」と「採用コーディネーター」はほとんど似ていますが、「採用コーディネーター」は一部の閲覧・操作範囲の制限が強くなっています。
下記表を参考にしてください。

▼求人管理

閲覧・操作範囲	採用担当者	採用コーディネーター
求人票の作成・編集・コピー・削除	◯	◯
求人メモの閲覧・編集	◯	◯
公開・募集設定（HRMOS求人ページに関する設定）	◯	◯
選考定員の設定	◯	◯
求人票のダウンロード	◯	×
求人票の検索	◯	◯
選考フロー管理の設定・編集・削除・求人への紐付け	◯	◯
エージェントへの紹介依頼、紹介受付停止	◯	◯
社員紹介依頼	◯	◯
面接評価フォームの紐付け	◯	◯

▼選考管理

閲覧・操作範囲	採用担当者	採用コーディネーター
応募者の追加（１件ずつの追加） ※複数名の取り込みは「応募情報インポート」で可能	◯	◯
応募者の絞り込み検索、表示条件の保存・削除	◯	◯
応募者情報（氏名や連絡先、学歴・職歴等）の閲覧・編集	◯	△※1
応募者の削除	◯	×
応募ラベルの付け外し	◯	◯
応募経路/応募日時/選考ポジションの閲覧・変更	◯	◯
「日程調整」機能の使用	◯	◯
タブ（タイムライン/選考・面談/メール・日程調整）内の情報の閲覧	◯	◯
選考/面談の設定・変更・取り消し	◯	◯
採用担当者や面接官が入力した総合評価コメントの修正	◯	×
採用担当者や面接官が入力した総合評価コメントの取り消し	◯	◯
代理評価	◯	×
社内メモ（コメント）の追加	◯	◯
応募者/エージェントとのメール送受信	◯	◯
重複応募の確認・判定	◯	◯
応募者情報の印刷	◯	◯
タレントプールへの登録	◯	◯
選考ステータスの変更（辞退/不合格/重複応募として終了/内定/内定承諾/入社）	◯	◯

※1
下記赤枠部分の「閲覧対象者を限定した添付ファイル」「限定公開情報」は閲覧できません。
また、権限をカスタマイズすることで添付ファイルのダウンロードや、ほかの担当者が行った面接評価の閲覧を制限することも可能です。
詳しくは「採用コーディネーターの役割・権限をカスタマイズして閲覧制限やダウンロード制限をかける」を確認してください。

▼タレントプール

閲覧・操作範囲	採用担当者	採用コーディネーター
タレントの追加・削除	◯	◯
タレントの絞り込み検索	◯	◯
タレント情報の閲覧・編集（会社名/電話番号/メールアドレス/住所/職歴/学歴/資格/レジュメ（フリーテキスト）/本人希望欄）	◯	◯
タレントの職種の追加、編集	◯	◯
登録経路/最終連絡日/選考ポジションの閲覧	◯	◯
メモ/総合評価/コミュニケーション/専門性スキル/カルチャーフィットの閲覧・編集	◯	◯
連絡履歴の閲覧・追加・変更・削除	◯	◯
タレントとのメールの送受信	◯	◯
タレントの選考開始	◯	◯

▼エージェント管理

閲覧・操作範囲	採用担当者	採用コーディネーター
エージェントの招待・招待メールの再送	◯	◯
エージェントのステータス変更（有効/無効）	◯	◯
エージェントの絞り込み検索	◯	◯
エージェント情報（企業名や氏名等）の閲覧	◯	◯
エージェントラベルの付け外し	◯	◯
社内向けメモの追加・変更	◯	◯
紹介依頼中の求人一覧（各エージェントの詳細画面）の閲覧	◯	◯
エージェントへの紹介依頼・紹介受付停止	◯	◯
エージェントへのメール送信	◯	◯
エージェントへのメール送信履歴の閲覧	◯	×

▼レポート

閲覧・操作範囲	採用担当者	採用コーディネーター
各レポートの閲覧	◯	◯
応募者情報CSV・評価情報CSVのダウンロード	◯	×

▼応募情報インポート

閲覧・操作範囲	採用担当者	採用コーディネーター
応募情報ファイルのアップロード	◯	◯
応募者の絞り込み検索	◯	◯
応募者の削除	◯	◯
応募者情報詳細の閲覧	◯	◯
振り分けルールの設定・変更・削除	◯	◯

▼設定

閲覧・操作範囲	採用担当者	採用コーディネーター
登録されているユーザーアカウント情報（氏名、メールアドレス、ステータス等）の閲覧	◯	◯
登録されているユーザーアカウントの一部情報（氏名、メールアドレス、ステータス等）の変更 ※「管理者」の権限で設定可能	×	×
採用グループ/役割・権限の設定 ※「管理者」の権限で設定可能	×	×
契約情報/担当者情報の閲覧・編集 ※「管理者」の権限で閲覧・編集可能	×	×
サービス連携（Slack/アクセス解析ツール等）の設定 ※「管理者」の権限で設定可能	×	×
自動応募者取り込みの設定 ※「管理者」の権限で設定可能	×	×
採用サイト基本情報/採用情報トップページ/求人カテゴリーの編集	◯	◯
迷惑メールフィルターの設定	◯	×
IPアドレス制限/シングルサインオンの設定 ※「管理者」の権限で設定可能	×	×
各種テンプレートの設定（メールテンプレート/応募フォーム/エージェント向け紹介フォーム/面接評価フォーム/カレンダータイトル）	◯	◯
応募ラベルの削除	◯※1	×

※1 採用グループ機能を利用している場合、「全社採用グループ（契約会社名）」に紐づいている採用担当者のみ削除が可能です。

採用グループ機能とは

求人に紐づくデータ（ダッシュボード・候補者・レポート）の閲覧権限をグループ毎に分割することで、関係者が閲覧する情報を限定的にするために設定します。
所属しているグループのみの求人や応募者の閲覧・編集ができるようになるため、当然ですが所属していないグループの求人や応募者については閲覧・編集できないように制限をかけることが可能です。

採用グループの詳細については、「採用グループ機能を設定（作成・削除）する」を確認してください。

【メリット】
・自身には関係のない求人や応募者の情報は表示されないため、管理が煩雑にならない
・グループ外の応募者を閲覧することができないため、個人情報の公開範囲を限定することができる

各ユーザーアカウントに役割・権限、採用グループを設定する

状況によって手順が異なるため、各リンクを参考にしてください。

新規ユーザーアカウント：ユーザーアカウントを発行する
既存ユーザーアカウント：ユーザーアカウントの情報を変更する（名前/メールアドレス/役割・権限等）